Tämä dokumentti on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

1. Rekisterin pitäjä

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry
Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry / kiltahuone
PL 15500
00076 Aalto

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Hallituksen sihteeri

3. Rekisterin nimi

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenrekisterin tietoja voidaan käyttää osoiterekisterinä, yhteydenpitoon jäsenten suuntaan, jäsenmaksujen tarkkailuun ja jäsenyyden tarkastamiseen.

5. Rekisterien sisältämät tiedot henkilöistä

Täydellinen nimi
Kotipaikka
Sähköpostiosoite
Jäsenmaksutiedot
Hyväksymisvuosi Aaltoon

6. Rekisterin tietolähteet

Tietolähteenä on Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan toimittamat tiedot yhdistyksen jäsenmaksun maksaneista henkilöistä, jäsenhakemuksissa kerätyt tiedot, Aalto-yliopiston toimittamat tiedot valmistuneista sekä jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot.

7. Tietojen luovutus

Tietoja voidaan käyttää killan toiminnassa killan hallituksen määräämällä tavalla. Yhdistyslain 11 § 2 mom:n mukaisesti kaikilla killan jäsenillä on oikeus tutustua tietoihin kaikkien jäsenten nimestä, kotipaikasta ja jäsenyystyypistä. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisterin suojaus perustuu Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan tietojärjestelmien suojaukseen, rekisterin käyttöoikeuksien rajaamiseen vain hallituksen jäsenille sekä paperisten jäsenhakemusten säilyttämiseen hallituksen lukitussa kaapissa.

9. Tietojen tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisterissä. Tarkastuspyynnön voi tehdä kirjallisena Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:lle. Pyyntö tulee allekirjoittaa henkilökohtaisesti. Tarkastuspyynnön voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n kiltahuonella ja esittämällä tarkistuspyyntönsä hallituksen edustajalle. Tarkastusoikeuttaan käyttävän on tällöin kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä. Henkilötietolain mukaan tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.